Vos renseignements personnels
Coop MIL est une coopérative d'habitation. Pour organiser la vie collective, elle utilise deux outils en ligne : le Hub (la place communautaire : nouvelles, discussions, comités) et Participation (les tâches, votre profil « Moi », le suivi des contributions). Cette page explique, en clair, ce que ces deux outils savent de vous, à quoi ça sert, qui peut le voir, et ce que vous pouvez exiger.
Projet de politique. Ce texte décrit fidèlement le fonctionnement actuel des deux outils, mais il n'a pas encore été adopté par le conseil d'administration. Vos droits, eux, s'appliquent dès maintenant : écrivez-nous.
Ce que nous recueillons, et pourquoi
Rien n'est recueilli « au cas où ». Chaque information a une raison d'être :
- Votre identité
- Prénom, nom, numéro d'appartement, adresse courriel. Sert à vous reconnaître, à vous joindre, et à savoir qui fait partie de quel comité. Vient de votre compte du Hub.
- Votre profil « Moi »
- Ce que vous avez envie de faire, vos disponibilités, votre façon de travailler, la manière dont vous préférez être rejoint·e. Tout est facultatif et modifiable en tout temps. Sert à proposer des tâches qui vous conviennent plutôt que de vous solliciter à l'aveugle.
- Votre participation
- Les tâches qui vous intéressent, celles qui vous sont attribuées, les fois où vous indiquez avoir fait le travail, et les désistements. Sert à répartir le travail entre les membres et à ce que les comités sachent où ils en sont.
- L'appréciation des coordonnateur·rices
- Une personne qui coordonne un comité peut y noter, sur quatre niveaux (de « Moteur » à « Absent·e »), à quel point chaque membre du comité participe. C'est un jugement humain, pas une mesure automatique ; il sert à la coordination des comités et au portrait d'ensemble que consulte le conseil d'administration. Vous avez le droit de savoir ce qui est inscrit à votre sujet, et vous n'avez à le demander à personne : tout est affiché dans Mon appréciation (menu ⚙️). Le nom de la personne qui a évalué n'y figure pas — la loi permet de le taire lorsque le révéler risquerait de lui nuire.
- Ce que vous publiez sur le Hub
- Vos messages, commentaires, photos et documents, dans les espaces où vous les déposez. Ils restent visibles aux personnes qui ont accès à ces espaces.
- Quelques traces techniques
- La date de votre dernière connexion, et — si vous signalez un bogue — la page où vous étiez et le navigateur utilisé, pour qu'on puisse reproduire le problème. Les liens de connexion envoyés par courriel conservent brièvement l'adresse IP de la demande, puis sont effacés.
Aucune décision vous concernant n'est prise automatiquement par ces outils : ce sont toujours des personnes qui décident.
Qui peut voir quoi
C'est probablement la question la plus importante. Voici la réponse exacte :
| Qui | Voit |
|---|---|
| Les autres membres | Votre nom, votre appartement, les comités dont vous faites partie, et qui est intéressé·e ou assigné·e à une tâche. Jamais votre adresse courriel personnelle — seules les adresses partagées des comités sont affichées. |
| Les coordonnateur·rices | En plus : votre profil « Moi » (intérêts, disponibilités, préférences) et votre participation, pour pouvoir répartir les tâches. Toutes les personnes qui coordonnent un comité y ont accès, pas seulement celles de vos comités — c'est justement ce qui permet à un comité dont vous ne faites pas partie de penser à vous. En revanche, l'appréciation décrite plus haut se lit et s'écrit comité par comité : celle d'un comité n'est pas visible depuis un autre. |
| Le conseil d'administration | Un tableau de bord de la participation, avec les noms : qui est actif, qui a décroché, qui s'est montré intéressé sans jamais être sollicité. Sert à réengager les gens, pas à les sanctionner. |
| La personne qui administre l'outil | Tout, techniquement. Pour reproduire un problème signalé, elle peut se placer temporairement dans votre vue de l'application ; chaque utilisation de cette fonction est journalisée. |
Ces outils sont réservés à la coop : rien n'y est public, et il faut un compte pour entrer. Nous ne vendons, ne louons et n'échangeons aucun renseignement.
Où vos renseignements sont conservés
Les deux outils tournent sur un serveur loué chez un hébergeur commercial, et les courriels partent par un service de messagerie. Ces fournisseurs sont situés à l'extérieur du Québec, aux États-Unis : c'est le cas de la très grande majorité des hébergeurs abordables. Nous en tenons compte : la coop évalue le niveau de protection offert avant de confier des renseignements à un fournisseur, et privilégiera un hébergement canadien au prochain changement de serveur.
À part cela, rien ne sort de nos outils : aucune régie publicitaire, aucun réseau social, aucun mouchard. L'application Participation ne fait aucun appel à un site tiers.
Combien de temps nous les gardons
Tant que vous êtes membre de la coop, votre profil et votre historique de participation sont conservés — c'est ce qui permet aux comités de fonctionner d'une année à l'autre.
Quand vous quittez la coop, un délai de grâce de 180 jours court — le temps qu'un départ se confirme, et qu'un retour reste possible sans que vous ayez à tout ressaisir. Passé ce délai, tout ce qui vous décrit est détruit : profil, disponibilités, préférences, intérêts, et les appréciations inscrites à votre sujet.
Une seule chose survit, et sans votre nom : le compte des tâches accomplies reste attaché au comité, détaché de vous. C'est ce qui évite que l'histoire de la coop se réécrive toute seule (« le comité entretien a fait 340 corvées en 2025 » resterait vrai) sans que personne n'y soit plus identifiable.
Vous n'avez pas à attendre ce délai : vous pouvez demander la destruction en tout temps en écrivant au responsable ci-dessous.
Témoins (cookies) et mesure d'audience
- Un témoin de connexion, indispensable : c'est lui qui vous garde connecté·e d'une page à l'autre. Il disparaît à la fermeture du navigateur.
- Vos préférences d'affichage (thème clair ou sombre, taille du texte, palette adaptée au daltonisme) sont retenues dans votre navigateur et ne nous sont jamais envoyées.
- La mesure d'audience (Google Analytics) n'existe que sur le Hub, et seulement si vous l'acceptez dans la bannière affichée à votre première visite. Si vous refusez, rien n'est chargé. L'application Participation, elle, n'en a aucune.
Vos droits
La loi vous donne des droits sur vos renseignements. Concrètement, vous pouvez :
- Savoir ce que nous avons sur vous et en obtenir une copie. L'essentiel est déjà consultable en tout temps dans l'application : votre profil dans « Moi », et l'appréciation de vos coordonnateur·rices dans Mon appréciation.
- Faire corriger une information inexacte ou incomplète.
- Retirer votre consentement : vider votre profil « Moi » en tout temps, ou nous demander de cesser un traitement.
- Demander la destruction de renseignements qui ne sont plus nécessaires.
- Porter plainte à la Commission d'accès à l'information du Québec si notre réponse ne vous satisfait pas.
Pour l'essentiel du profil « Moi », vous n'avez besoin de personne : tout est modifiable ou effaçable directement dans l'application. Pour le reste, écrivez-nous — nous répondons dans les 30 jours.
À qui s'adresser
À défaut d'une désignation par le conseil d'administration, la responsabilité de la protection des renseignements personnels revient à la personne ayant la plus haute autorité à la coop, soit la présidence du conseil d'administration.
Écrivez à info@coopmil.ca, ou parlez-en à n'importe quel membre du conseil.
En cas d'incident touchant vos renseignements (perte, accès non autorisé), la coop tient un registre, prévient les personnes concernées lorsqu'il y a un risque sérieux pour elles, et avise la Commission d'accès à l'information.